Единият от начините за въвеждане на данни, когато те не са налични във файл на Excel, е това да стане от меню “Апартаменти”. След създаването на списък от желания брой апартаменти, директно в екрана става въвеждането на данните на всеки от апартаментите - име, брой живущи, данни за контакт и т.н.
Ако имате информацията за апартаментите на вече готов екселски файл, няма нужда да въвеждате информацията ръчно, а следвайки указанията на функционалността “Импорт апартаменти” в меню “Апартаменти”, можете да направите това автоматично.
Менюто позволява бързо и лесно да се въведат или коригират най-често въвежданите данни за апартаментите, като име, брой живущи, квадратура и т.н.
Можете да добавите банкова или касова сметка на блока и впоследствие да насочвате постъпленията или плащанията към конкретна сметка. Така системата ще ви позволи да знаете във всяко време къде и колко са парите на етажната собственост.
За да бъде актуална информацията за парите, с които етажната собственост разполага, е необходимо да се въведе сумата на наличните към момента пари като начално салдо в съответната сметка - касова или банкова. Понеже това е еднократен акт, информацията се добавя като допълнителен приход през меню “Разходи, приходи, задължения” .
Създаването на бюджет е основополагащо при работата с продукта. Бюджетът представлява разпределението на разходите на етажната собственост по различни критерии, така че в крайна сметка да се стигне до определянето на месечното задължение на всеки един от апартаментите или обектите в блока.
Генерирането на нов месечен бюджет се извършва със статус “Отворен”. Това означава, че бюджетните разходни пера могат да се редактират и преглеждат свободно, както при чернова на документ. След като сме сигурни, че размерът и начинът на разпределението на разходите е коректно, можем да пристъпим към приключване на бюджета. Приключването на бюджета има за резултат генерирането на месечните вноски на всеки един от обектите, което се отразява в меню “Апартаменти”.
Добяването на бюджетни пера следва да се извършва при месечен бюджет, който е със статус “Отворен”, т.е. преди неговото приключване. Ако бюджетът вече е приключен, той може да се върне в статус “Отворен”, чрез функционалността “Отключване на бюджет” от бутона “Действия”, находящо се в началото на реда на бюджета. Отключването на вече приключен бюджет не е препоръчително.
Когато абонат си плати задължението за определен период, то следва да бъде отразено в системата. При въвеждането на платената сума следва да се внимава да се отрази коректно информацията за размера, сметката (каса или банка), периода и основанието и т.н.
Системата позволява да се плати частично по вече създадени задължения.